UN-E SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF-VE ET ACCUEIL POUR LA MDH LES ESSARTS

Accueil physique et téléphonique du public

• Il-elle assure l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation du public (habitants, professionnels) et la transmission des messages en ayant le souci de répondre aux attentes

• Il-elle informe et oriente tout public

• Il-elle identifie et qualifie la demande sociale en effectuant un pré-diagnostic

• Il-elle évalue l'urgence de la situation

• Il-elle est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil

• Il-elle gère les prises de rendez-vous pour les permanences (gestion électronique des agendas)

• Il-elle accompagne les usagers-es dans les démarches dématérialisée (individuelles/collectives).

  Gestion administrative

• Il-elle gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants animations ponctuelles (vérification du quotient familial, instruction des fiches d'inscription, vérification des attestations d'assurance, gestion des listes d'attente…)

• Il-elle rédige et met en forme tous types de documents administratifs (courriers, compte rendus, prise de notes,…)

• Il-elle tient des statistiques à l'accueil et renseigne les tableaux de bord

• Il-elle gère le prêt de salle pour des réunions et activités autonomes et tient des plannings des salles et des bureaux (permanences)Il-elle établi les états mensuels des vacataires

Il-elle veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe.

Gestion financière

• Il-elle gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e) :

• •encaissement des activités et sorties
  •vérification hebdomadaire de la caisse avec état de rapprochement avec le carnet à souche

  •tenue d'un état de compte des paiements en numéraire et en chèque

• Il-elle gère les achats de la MDH:

  •demande de devis

  •établissement des bons de commande et des bons d’engagement sous CIVIL

  •suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice

  •suivi des factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances et le paiement des factures

  Activités occasionnelles :

   

• Il-elle apporte un soutien logistique aux activités et projets de la MDH en participant à la préparation d’événements et aux temps forts de la MDH (force de proposition, aménagement des espaces d'accueil et d'activité)

• Il-elle assure le tutorat des élèves et/ou stagiaires accueilli-es dans l’équipement