Échirolles Isère
Rattaché-e à la Responsable du Pôle Petite Enfance, il ou elle assure un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l'unité de travail, à l'accueil et à l'information des personnes. Il ou elle assiste, par ailleurs, son Responsable hiérarchique dans la mise en œuvre de ses activités sur le plan administratif.
ACTIVITÉS :
Accueil, Communication, information
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Assurer une permanence d'accueil téléphonique et physique de pré-inscription, dans l’objectif de faciliter les démarches des familles, de les conseiller ou les réorienter en fonction de leurs besoins.
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Mettre à jour les demandes et les dossiers d'admission, préparer et participer aux commissions en lien avec la Cadre de santé.
Gestion administrative
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Réalise des travaux de bureautique (compte rendus, notes...)
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Organise et suit la planification des réunions et l'agenda de la responsable
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Assure auprès des secrétariats de structures d’accueil petite enfance un soutien technique dans l’usage de la bureautique (tableaux de bord et statistiques)
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Gère les absences des cadres du pôle Petite Enfance dans le respect des différentes procédures (congés payés, JRTT, compte épargne temps, heures récupérables, …)
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Trie classe et archive des documents (papiers et électroniques) selon l'organisation interne et/ou l'exigence de présentation de documents professionnels et/ou le plan de classement de la collectivité
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Assure un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d’accueil petite enfance, à l'accueil et à l'information des familles
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Assiste la Responsable petite enfance et la Cadre de santé dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif
Activités occasionnelles
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Assurer la mise à jour du site Internet de la Ville concernant l'information des activités du service Petite Enfance et du site monenfant.fr
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Venir en soutien pour le recueil des informations nécessaire à la mise à jour de la plaquette d'information des familles sur les activités et services en direction des enfants de moins de six ans de la commune
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Intervenir en soutien ou en remplacement de l’assistant-e de gestion petite enfance, ou des secrétaires de gestion EAJE
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Etre un appui technique et un référent dans l’utilisation du logiciel concerto pour les structures d’accueil de jeunes enfants
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Techniques d'accueil et de secrétariat
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Français parlé et écrit (orthographe et syntaxe)
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Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
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Utiliser l'outil informatique (suite MS Office/Open Office, Internet, Intranet)
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Utiliser des applicatifs métiers (concerto, civil...)
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Évaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
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Rédiger et mettre en forme des courriers ou des documents administratifs
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Respecter la confidentialité des informations traitées
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Communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes ou externes
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Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives, respecter des délais
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Rigueur, précision, qualité du travail
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Autonomie / Esprit d'initiative
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Capacité d'écoute et de reformulation
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Sens de l'organisation et de la planification
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Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
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Discrétion / Respect du devoir de réserve
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Sens du travail en équipe et de la diplomatie
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Excellentes qualités communicationnelles et relationnelles
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Savoir gérer les situations d’urgence
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur Le Président du CCAS,
DRH / Pôle Développement et Recrutement – Hôtel de Ville, 1 place des Cinq Fontaines,BP 248–38433 ÉCHIROLLES Cedex.