Échirolles Isère
Sous la responsabilité de la Directrice, vous assurez des fonctions de gestion administrative et financière.
Votre rôle s'inscrit dans une approche de chargé-e de gestion des contrats d’assurances et d’assistant-e de direction pour d’une part, pallier les absences de la chargée des assurances, d’une acheteuse, de la responsable de la commande publique, et d’autre part, intégrer différentes tâches d’assistance de direction.
1/ Gestion administrative et financière des contrats d’assurance
- Déclarer et suivre des sinistres auprès des assureurs : enregistrer des déclarations de sinistres provenant des services, monter le dossier, déclarer à l’assureur par mail ou avec la plateforme dématérialisée, suivre des demandes de compléments demandés par l’assureur, assister à certaines réunions d’expertise, faire les engagements de recettes pour les remboursements éventuels, transmettre les pièces nécessaires à l’établissement du titre à la comptabilité.
- Suivre l’exécution financière des marchés d’assurance (engagements budgétaires, visa et vérification des avis d’échéance, aide à la préparation budgétaire).
- Élaborer et suivre des indicateurs de sinistralité des différents risques assurés par la ville et le CCAS (tableaux de bord à formaliser et à alimenter pour bilan annuel).
2/ Gestion de différents achats et fournitures
- Acheter des produits / prestations pour le compte d’autres services utilisateurs dans le cadre des crédits gérés par le service Commande Publique et Assurances (fournitures administratives, mobilier de bureau, consommables médicaux, location maintenances des copieurs multifonctions et imprimantes collectives…).
- Émettre les bons de commande correspondants, viser les factures et suivre l'enveloppe budgétaire allouée.
3/ Assistance de la direction
Traiter et diffuser de l’information en interne et externe :
- Gérer quotidiennement du courrier entrant et sortant (réception, classement et diffusion des courriers à l’ensemble des agents concernés de la direction à l’aide du logiciel PostOffice),
- Mettre à jour des bases documentaires de la Direction des Finances sur le serveur et l’intranet.
Centraliser et formaliser des éléments de production de la direction
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique liés aux projets et activités de la direction (tableaux, notes, diaporama …),
- Organiser le classement des dossiers produits.
Organiser et planifier des réunions.
- Connaissance des divers domaines d’assurance des collectivités (biens, flotte automobile, responsabilité civile, dommages ouvrage, protection des agents…)
- Connaissance de base en matière de marchés publics
- Connaissance de base en matière de comptabilité publique et de budget
- Maîtrise des outils bureautiques et des applicatifs (courrier, gestion financière, reprographie …)
- Maîtrise des outils de reporting, de planification et de suivi.
Connaissance des divers domaines d’assurance des collectivités
AVANTAGES
Régime indemnitaire, 13ème mois, participation d'aide au repas, participation employeur mutuelle et prévoyance, Comité Social Local (CSL), COS 38…
Candidater uniquement par mail : recrutement-ville@ville-echirolles.fr
Lettre de motivation et CV à adresser par mail (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Monsieur Le Maire, Service DRH, Pôle Développement et Recrutement.
Toute candidature incomplète ne sera pas prise en compte