Échirolles Isère
Rattaché-e à la responsable de l’équipe administrative DST en lien avec le chef de service des Espaces Verts (végétaux, aires de jeux, terrains de sport), le responsable pôle réglementation et VRD, la chargée bâtiments pour le suivi NPNRU) vous prenez en charge la gestion administrative et financière du service des Espaces verts et assurer le suivi financier, partie investissement du NPNRU.
Vous saisissez et suivez le système G.R.U. METRO ( Gestion de la Relation des Usagers ) sur la compétence voirie métropolitaine.
Vous instruisez et rédigez également les demandes d'arrêtés simples de circulation voirie.
Au sein du Pôle d’assistant-es vous assurez un ensemble de tâches administratives transversales à la Direction nécessaire à la continuité de service
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Accueil téléphonique des usagers et des services : gestion et orientation des appels
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Réponse aux demandes d’intervention d’urgence des service et en vérifie leur degré d’urgence
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Prise des notes lors des réunions et en rédige le compte-rendu
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Conception, élaboration et rédaction des travaux bureautiques : courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, tableaux de bord, procédures …
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Réception, tri, diffusion, classement et archivage des documents
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Prise en charge de toute tâche administrative d’un autre agent du Pôle en cas d’absence
Gestion administrative et financière du service espaces verts et du NPNRU
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Suivi financier investissement et fonctionnement : devis, bons de commande, factures, lecture des pièces du marché, calcul de révision de prix
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Mise à jour de la base de données végétaux
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Mise à jour de l’implantation, suppression et ajout des jeux d’enfants sur le S.I.G. / mise à jour de l’ensemble des interventions de réparation du S.I.G.
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Suivi administratif des marchés publics
Gestion administrative et instruction des arrêtés de circulation de faible impact sur la circulation
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Vérification de la mise en forme et la conformité des demandes d’arrêtés
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Instruction, rédaction, mise à la signature et diffusion ciblée
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Gestion des demandes de proximité des habitants sous l’outil G.R.U. et G.R.C. métropole
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Saisie sur Internet des demandes impactant la compétence voirie exploitation et collecte des OM
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Suivi de l’instruction, relance et report des décisions Métro (sous la supervision du responsable de pôle)
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Préparation du dossier des demandes G.R.U. pour la Direction et rédaction du compte-rendu lors des rencontres mensuelles Ville/ Métro
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Très bonnes connaissances bureautiques – traitement de texte – et logiciels Civil, post- office, outils internet G.R.U.
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Maitrise des techniques de classement et d’archivage
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Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
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Maitrise des techniques du secrétariat
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Maitrise des techniques d’accueil téléphonique et physique
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Maitrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique et des marchés publiques - M14 et achats -
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Maitriser les règles de l’expression écrite et orale
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Gestion du temps
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Respect des procédures
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Organisation et rigueur
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Aisance en communication
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Capacité d’analyse
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Respect de la confidentialité des échanges intra et interservice
Lettre de motivation et CV à adresser uniquement par mail (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Monsieur Le Maire, Service DRH, Pôle Développement et Recrutement