UN-E RESPONSABLE ADMINISTRATIF-VE ET FINANCIER-ERE A LA DIRECTION JEUNESSE

Il - elle assure la gestion administrative de la Direction :

• suit les projets et activités de la Direction, recherche et diffuse des informations en lien avec ses activités 

• exécute et suit les procédures et décisions administratives en vérifiant leur conformité, suit et met en forme les dossiers

• assiste la Direction et les Responsables Éducatifs de Territoire dans la préparation des délibérations, conventions et/ou des décisions en lien avec la cellule juridique de la Ville afin de garantir leur conformité juridique et assure la saisie et le suivi de ces documents

• traite et diffuse les informations juridiques et administratives nécessaires au fonctionnement des équipements jeunesse et de la Direction

• élabore des documents de nature administrative et assure des travaux de bureautique

• organise les inscriptions aux activités et évènements ; en contrôle le bon déroulement.

• participe à la définition du plan d'action communication de la Direction et s'assure de l'interface nécessaire avec la Direction de la communication de la Ville et des autres partenaires.

Il - Elle assure la supervision du pôle administratif

• gère et coordonne, en lien avec la Directrice et les Responsables éducatifs de territoire, le secteur administratif (Assistantes de Gestion Administrative) anime des réunions de coordination d’équipe administrative

• est garante de l’harmonisation et de la transversalité des process de travail

• assure l’entretien annuel des agent-es du secteur administratif, en lien avec la Directrice et les Responsables Éducatifs de Territoire.

• organise et gère la continuité de service liée aux diverses absences, les plannings de travail et la répartition des missions

• veille au respect des dispositifs de développement durable de la collectivité.

  Il – Elle contribue à la gestion financière de la Direction et en est le-la référent-e comptable :

• appuie la Directrice dans la préparation et l’exécution budgétaire de la Direction et de ses territoires 

• élabore et met à jour des outils de reporting

• saisit la préparation budgétaire de la Direction,

• assure le suivi des lignes (crédits alloués) et des virements de crédits

• est garant-e de l’engagement des dépenses et des recettes (suivi workflow visa/signatures, envoi aux fournisseurs...)

• coordonne et suit les demandes de subventions à recevoir et à verser

• suit les rattachements et reports, relance les fournisseurs pour avoir les factures de N-1, dégagements

• établit les bons de commande de la Direction

• fait des recherches de devis

• assure le relais avec la Direction des Finances pour l'ensemble de la Direction et de ses équipements jeunesse

• gère les marchés financiers en vigueur et en vérifie la bonne exécution.

  Il-Elle est le-la Régisseur-euse de la régie d’avance :

• gère la régie d’avance

• est garant-e du respect du cadre administratif et réglementaire de la régie (formalisme, contrôle, lien TP)