UN-E ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE ET FINANCIERE A LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES POSTE VACANT

Au sein du Pôle d’assistant-es vous assurez un ensemble de tâches administratives transversales à la Direction nécessaire à la continuité de service

• Accueil téléphonique des usager-es et des services : gestion et orientation des appels

• Réponse aux demandes d’intervention d’urgence des services et vérification de leur degré d’urgence

• Prise de notes lors des réunions des différents services et rédaction des comptes-rendus

• Conception, élaboration et rédaction des travaux bureautiques : courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, tableaux de bord, procédures …

• Réception, tri, diffusion, classement et archivage des documents

• Prise en charge de toute tâche administrative d’un autre agent du pôle en cas d’absence

Gestion administrative et financière et analytique du service cellule énergie et fluides, Pôle études, et système d’alarmes intrusions

• Suivi financier investissement et fonctionnement : devis, bons de commande, factures, lecture des pièces du marché, calcul de révision de prix

• Collecte, traitement des informations nécessaires à l’avancement des opérations

• Élaboration, mise à jour des tableaux de bord et de gestion

• Suivi administratif des marchés publics

• Suit les dépenses des coûts d’électricité des feux tricolores pour la refacturation à la Métropole, et les répartitions analytiques des équipements

• Suit les dépenses de chauffage selon les répartitions analytiques des bâtiments (ville et CCAS).

• Suit la consommation d’eau et alerte les techniciens en cas d’anomalies

• Met en place les procédures en cas de compteurs inaccessibles pour la relève annuelle métropolitaine et ainsi que le renouvellement des compteurs trop vétustes

• Gère le rachat de la production d’électricité des panneaux photovoltaïques

• Suit les dépenses des autorisations de travaux dans le cadre du contrat de chauffage P3, en lien avec le responsable de la cellule énergie

• Suit administrativement la signature des contrats d’exploitation (eaux, chauffages) avec émission d’un acte administratif (décision municipale)

• Mise à jour du listing des compteurs d’eau des bâtiments et de l’arrosage

• Gestion de la planification du chauffage, de la communication autour des coupures des fluides

• Planifie la période de chauffe pour les équipements publics, fait l’interface avec le logiciel slack (recueille, traite et transmet les besoins)

• Gestion des interventions du système alarmes intrusions

• Fait le lien en cas de défaillance technique entre les techniciens de la ville, le mainteneur, la police municipale et le prestataire de télésurveillance

• Tient à jour les documents relatifs au marché de maintenance alarme intrusion

• Gère les attributions/restitutions des badges de contrôle d’accès en lien avec la DRH et le CTMB

• Communique les coupures de fluides auprès des utilisateurs-rices des bâtiments

  Activités occasionnelles

• Être le binôme de l’assistante référente pôle études & régie bâtiments

• En l’absence du – de la responsable d’énergie et de l’économe de flux, doit assurer la continuité de service (lien avec le CCIAG) pour les demandes urgentes