UN-E SECRETAIRE ACCUEIL MDH JACQUES PREVERT CDD 3 MOIS

Vous intervenez au sein de la Maison des habitant-es « Espace Jacques Prevert - Village Sud » en tant que Secrétaire-Accueil (H/F).

Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la Maison des Habitant-es.

En réalisant un accueil physique et téléphonique, vous assurez l'interface entre les habitant-es et les professionnel-les et participez au projet global de la Maison des Habitant-es.

Vous assurez également la gestion administrative et comptable de l'équipement, en soutien au directeur de la Maison des habitant-es.

Votre aptitude à vous adapter, à échanger avec vos interlocuteur-trice-s avec tact, convivialité, disponibilité et parfois avec fermeté, sera un atout majeur pour assumer votre fonction d’accueil.

Fort-e de vos capacités d'organisation et d'initiative, de votre polyvalence et de votre autonomie, vous saurez gérer vos fonctions de secrétariat.

• Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation du public (habitants, professionnels) et la transmission des messages en ayant le souci de répondre aux attentes,

• Vous faites remonter en équipe les préoccupations rencontrées par le public dans un objectif de veille sociale et d'émergence de réponses,

• Vous gérez les agendas des permanences qui se tiennent au sein de l'équipement,

• Vous effectuez le premier accueil de la permanence téléphonique de l'assistante sociale en

• identifiant et en qualifiant la demande sociale (pré-diagnostic),

• Vous évaluez l'urgence de la situation au regard des critères d’intervention et orientez vers les services ou organismes compétents,

• Vous gérez le planning des activités, des réunions et des espaces destinés à leur réalisation,

• Vous venez soutenir les usagers dans leurs démarches administratives et leur faciliter l’accès à l’information et à leurs droits,

• Vous réceptionnez, enregistrez et distribuez le courrier (interne et externe),

• Vous effectuez le suivi des courriers (postaux, électroniques, fax, …) entrant et sortant et de la messagerie téléphonique,

• Vous réalisez et mettez en forme des travaux bureautiques (notes, compte-rendus de réunion, bilans d'activité, …),

• Vous tenez à jour et renseignez des outils statistiques (base de données, …),

• Vous tenez le planning de présence des professionnel-les de l'équipement afin d'en garantir l'ouverture et la fermeture et centralisez les demandes d'autorisation d'absence pour validation du directeur de l'équipement,

• Vous saisissez et suivez les adhésions ainsi que les inscriptions aux activités et actions régulières et ponctuelles,

• Vous gérez les demandes d'intervention de travaux et de maintenance technique,

• Vous promouvez et valorisez les activités de la Maison des Habitant-es auprès des habitants et des acteurs de la Ville par l'actualisation des panneaux d'information et d'affichage interne,

• Vous assurez un rôle d'interface entre les membres de l'équipe, entre les bénévoles investis dans les activités de la Maison des Habitant-es et les membres de l'équipe,

• Vous êtes régisseur-se principal-e ou suppléant-e,

• Vous gérez les régies de recette et d'avance,

• Vous établissez des bons d'engagement pour les achats,

• Vous suivez les factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances en vue du règlement,

• Vous suivez les relations avec les fournisseurs et les agents du service finances,

• Vous tenez à jour des outils de suivi des dépenses de l’équipement en fonction des budgets prévisionnels.