UN-E ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ACCUEIL POUR LA MAISON DES HABITANTS ESSARTS-SURIEUX

Accueil physique et téléphonique du public

• Accueille, informe, oriente tout public, répond aux appels téléphoniques et prend les messages

• Identifie et qualifie la demande sociale en effectuant un pré-diagnostic,

• Évalue l'urgence de la situation, oriente vers les services ou organismes compétents

• Est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil

• Gère les prises de rendez-vous pour les permanences (gestion électronique des agendas)

• Accompagne les usager-es dans les démarches dématérialisées (individuelles /collectives)

   

  Gestion administrative

• Participe aux réunions d'équipe de la MDH

• Gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants et animations ponctuelles

• Assure la réception, diffusion et expédition du courrier et des mails

• Rédige et met en forme tous types de documents administratifs,

• Crée et actualise des bases de données (listing divers)

• Tient des statistiques à l'accueil et renseigne les tableaux de bord

• Gère le prêt de salle pour des réunions et activités autonomes et tient des plannings des salles et des bureaux (permanences)

• Réserve le matériel pour les réunions

• Classe et ordonne les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous-toutes

• Établi les états mensuels des vacataires

• Veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe.

• Réapprovisionne le stock de fournitures

• Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement

• Gestion financière

• Gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e)

  • • encaissement des activités et sorties, tenue du carnet à souche

    • vérification de la caisse, tenue d'un état de compte des paiements

    • dépôt de la caisse (avec justificatifs) au trésor public

• Gère les achats de la MDH

  • • demande de devis, établissement des bons de commande et des bons d’engagement

    • suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice

    • suit les factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances

    • Suit les relations avec les fournisseurs et les agent-es du service finances

    • Met à jour les outils de suivi des dépenses de la MDH

  Communication

• Conçoit et diffuse les supports de communication (affiches, flyers, calendrier mensuel...) en respectant la charte graphique

• Valorise les activités et projets de la MDH (revue de presse, mise en valeur des photos...)

• Actualise l'affichage (dont délibérations) dans la MDH et réapprovisionne les livrets et flyers déposés par les partenaires à l'attention du public

• Veille à la hiérarchisation de l'information MDH /collectivité / partenaires extérieurs et à la diffusion en interne et externe

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