UN-E SECRETAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE JEUNESSE A LA BUTTE D’ECHIROLLES A MI TEMPS (CDD 5 mois )

Gestion administrative sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière :

• Gère et encaisse les inscriptions aux activités (vérification du quotient familial, des fiches d'inscription, des attestations d'assurance, du règlement intérieur…)

• Recense les participants aux activités extra et péri-scolaires en lien avec les animateurs de secteurs

• Effectue les déclarations auprès des organismes officiels et gère les documents à présenter lors des contrôles (DDCS, CAF,…)

• Saisie les données sur les portails informatiques des organismes officiels (CAF, VACAF,...)

• Suit administrativement les projets et activités du pôle auprès des partenaires

• Établit les états mensuels des vacataires sous la responsabilité du Responsable Éducatif de Territoire

• Tient des statistiques et des tableaux de bord

• Veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe sous la responsabilité du Responsable Éducatif de Territoire

• Suit le matériel mutualisé entre plusieurs services

• Réapprovisionne le stock de fournitures

• Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement

Gestion financière sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière :

• Gère la régie de recettes de l’équipement jeunesse dans le respect des dispositions légales et réglementaires (régisseuse titulaire) :

• Encaisse les activités et sorties, facture sur demande des familles

• Dépose la caisse (avec justificatifs) à la trésorerie et/ou à la banque postale conformément aux dispositions réglementaires

• Gère les achats de l’équipement jeunesse

• Suit le budget de fonctionnement du pôle

• Établit les bons de commande et les bons d’engagement sous CIVIL dans le respect des crédits alloués, des procédures et des imputations comptables

• Suit les relations avec les fournisseurs et le service finances en lien si nécessaire avec la Responsable Administrative et Financière et les accompagne dans les procédures dématérialisées.

Activités occasionnelles : apporte un soutien logistique aux activités et projets de l’équipement jeunesse en participant à la préparation d’événements et aux temps forts.

Remplace les collègues du pôle administratif lors de leurs absences afin d’assurer la continuité des missions dans chaque territoire.